Les avantages écologiques de la numérisation des documents

Dans tous les secteurs, de la production alimentaire aux services financiers, des soins de santé à l’hôtellerie, il y a une volonté de réduire la quantité de déchets que nous produisons, de limiter les distances que les biens et services doivent parcourir et de trouver de nouvelles technologies plus vertes pour produire de l’électricité.

Pendant des centaines d’années, les entreprises de tous les secteurs se sont appuyées sur des documents papier, accumulant souvent de vastes archives de documents précieux qui ne peuvent pas être détruits mais simplement accumulés, atteignant souvent des niveaux ingérables. Heureusement, il existe des solutions plus vertes, dont la numérisation. Voici les avantages écologiques de la numérisation des documents.

Qu’est-ce que la numérisation de document ?

Dans la gestion des documents, la numérisation de documents fait référence au processus de numérisation de documents papier et de leur conversion en documents électroniques, en capturant des informations importantes et en enregistrant le document dans un référentiel central pour une récupération facile ultérieurement.

Les avantages de la numérisation

Le temps passé à classer, organiser et rechercher des documents papier est du temps qui pourrait être consacré à des tâches plus productives. Les documents numérisés sont stockés dans un référentiel central, qui est essentiellement un classeur numérique bien organisé où se trouvent tous vos documents.

À l’aide d’un système de gestion de documents numériques, vous pourrez exploiter les mêmes capacités de recherche puissantes que celles que vous avez l’habitude d’utiliser sur Google. Cela signifie que les employés peuvent trouver des fichiers d’un simple clic sur un bouton, beaucoup plus rapidement que le processus laborieux et manuel de recherche d’un fichier spécifique dans un dossier.

De plus, le papier prend beaucoup de place, tout comme les classeurs et l’espace pour ranger ces classeurs. Les livres et les étagères sont également volumineux. Pire encore, le papier ne cesse de s’accumuler, souvent plus vite qu’il ne peut être trié et organisé. Cela est particulièrement vrai des industries qui ont de longues périodes de rétention obligatoires pour la paperasse comme le secteur financier.

La numérisation des fichiers vous permet de stocker tous les documents sur un serveur sur site ou dans le cloud. Les dossiers de fichiers numériques dans un référentiel nécessitent beaucoup moins d’espace qu’une archive d’enregistrements physiques.

Enfin, le passage au numérique améliore l’efficacité des processus et vous permet d’économiser de l’argent. En outre, la numérisation réduit l’argent dépensé en papier, imprimantes, encre, frais de poste, espace de bureau pour les fichiers et temps des employés pour gérer la paperasse. Les économies de temps des employés deviennent particulièrement précieuses en ce qui concerne les audits réglementaires et les tâches répétitives et à volume élevé comme le remboursement des dépenses.

La fabrication de produits en papier produit des gaz à effet de serre, provoquant la déforestation et le réchauffement climatique. Le recyclage peut compenser une partie de l’impact environnemental, mais pas de beaucoup. La plupart du papier finit par se retrouver dans une décharge. En outre, l’encre et les toners contiennent des composés volatils et des substances non renouvelables qui sont nocifs pour l’environnement. Il est beaucoup plus écologique de simplement réduire la consommation de papier en passant à la numérisation des documents.