Stop! Ne partez pas en vacances sans avoir fait ceci
Que vos vacances soient au bord de la mer, en chaloupe, sur le terrain de golf ou dans votre cour, vous comptez sûrement les dodos! Même si vous adorez votre boulot.
Stop! Cessez de rêver à vos deux pieds dans l’eau, à votre poisson «gros comme ça», à votre oiselet ou à votre hamac.
Avant de vous mettre en mode vacances, préparez votre départ ainsi que votre retour avec cet échéancier basé sur l’acronyme V.A.C.A.N.C.I.E.R.S.
Deux semaines avant votre départ
– Validez avec votre supérieur, la liste de vos projets et tâches en cours, ainsi que la personne de confiance à contacter en votre absence. Pendant que vous y êtes, clarifiez les attentes de communication. Devez-vous vérifiez vos courriels une fois par jour? Devez-vous répondre au téléphone pendant les heures d’affaires? Ou, pouvez-vous décrocher complètement?
– Annoncez les dates précises de vos vacances à vos clients et collègues. Personne n’aime avoir cette surprise à la dernière minute. Indiquez-leur que vous ferez une mise à jour la semaine précédant votre départ.
Une semaine avant votre départ
– Compilez la liste des choses que vous devez compléter avant de mettre la clé dans votre classeur. Gardez-la bien en vue et cochez chaque tâche lorsqu’elle est terminée. Je sais qu’il existe des applications électroniques mais personnellement j’adore le sentiment de satisfaction, lorsque je coche! Cette simple astuce me donne un visuel très concret de ce que j’accomplis et me reste à faire.
– Avisez, comme promis, vos clients et collègues du statut de vos projets. Avec une semaine de préavis, vous avez encore le temps de vous ajuster, si nécessaire. Ajoutez aussi le nom et les coordonnées de la personne assignée en votre absence.
– Ne prenez aucun engagement pour le dernier jour avant votre départ ou le premier jour de votre retour, dans la mesure du possible bien évidemment. Utilisez ces journées pour vous organiser; faire une révision de vos dossiers et la tournée de vos collaborateurs.
Deux jours avant votre départ
– Classez vos courriels et tant qu’à y être, désabonnez-vous des infolettres qui ne vous sont plus utiles. Ainsi, vous diminuerez le nombre de courriels à votre retour. Ordonnez votre bureau et faites le ménage de votre espace. Même en votre absence, votre bureau rayonnera professionnalisme et propreté. En prime ce sera agréable pour vous à votre retour.
– Initiez une rencontre avec celui qui sera votre représentant. Rencontrez-le en personne, dans votre bureau. Montrez-lui où se trouve tout ce dont il pourrait avoir besoin; vos fichiers et vos fournitures, ainsi que les modes d’emploi pour vos gadgets. Si nécessaire, partagez vos mots de passe. Au besoin, vous les changerez à votre retour. Une autre option est de partager ces codes à votre patron ou à votre service des ressources humaines.
– En guise de remerciement, rapportez une petite gâterie, à celui qui vous a remplacé. Cela pourrait être un pot de vos confitures maison ou une boite de bonbons aux couleurs de l’été. Au minimum, prenez soin de lui écrire une note de remerciement.
La dernière journée avant votre départ
– Résistez à la tentation de vous habiller en tenue de vacances. Pas de gougounes, de t-shirt «Vive les vacances!», ni de lunettes soleil sur la tête.
– Synchronisez vos appareils et sauvegardez le contenu de votre ordinateur sur le nuage de votre employeur ou sur votre disque dur. Puis, finalement, signalez votre absence en activant votre messagerie vocale, votre alerte d’absence électronique. Restez précis, concis et évitez les petites phrases cute. Faites aussi une petite affichette pour votre porte ou votre muret.