Renseignements personnels : le Cégep adopte sa politique

Le conseil d’administration du Cégep de Victoriaville a adopté, lundi soir, une nouvelle politique concernant la protection des renseignements personnels.

L’adoption de cette politique découle de la loi 25 modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

La directrice du Service des ressources humaines du Cégep, Mélanie Bélanger, a expliqué que certaines dispositions de la loi, entrées en vigueur en septembre 2022, prévoyaient la création d’un comité de protection des renseignements personnels et la mise en place d’un registre des incidents de confidentialité.

« On avait aussi à modifier notre politique sur les violences à caractère sexuel, ce qu’on a fait d’ailleurs. Puis, à partir de septembre 2023, en vertu de nouvelles dispositions, on devait se doter d’une politique dictant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels », a fait savoir Mme Bélanger.

Le travail s’est mis en branle à l’automne. Différentes équipes, membres du personnel et les instances syndicales ont été sollicités. « Un beau travail collectif », a exprimé la directrice du Service des ressources humaines.

Un plan de travail a été établi et un comité a été constitué. Un guide de rédaction proposé par la Fédération des cégeps et sa direction des affaires juridiques a inspiré l’élaboration de la politique de protection des renseignements personnels.

Le comité a tenu cinq rencontres entre le 26 septembre et le 21 novembre 2023. « On a  aussi permis à nos instances syndicales de se prononcer et de faire part de leurs observations concernant le projet de politique. Il y a donc eu consultation entre le 27 novembre et le 8 janvier », a indiqué Mélanie Bélanger.

La politique

La politique de protection des renseignements personnels ratisse large, a fait remarquer la directrice des ressources humaines. « La politique s’applique à toute personne qui, dans l’exercice de ses fonctions, collecte, consulte, utilise, communique, détient ou conserve des renseignements personnels détenus par le Cégep. On peut considérer que l’ensemble du personnel, quelque part dans sa fonction, a à manipuler, utiliser, consulter des renseignements personnels du personnel ou des étudiants », a-t-elle expliqué.

La politique vient définir les rôles et responsabilités de l’ensemble du personnel, de l’importance de prendre connaissance de la politique à la participation aux activités de formation et de sensibilisation. « On se doit d’agir avec précaution, discernement et signaler à la personne responsable tout incident à la confidentialité. Tout incident doit être déclaré et inscrit au registre », a souligné Mélanie Bélanger.

Au cœur de la politique, a-t-elle noté, se trouvent les procédures de la cueillette d’informations et de renseignements,  la façon dont on les utilisera, mais aussi la manière de les conserver et de les protéger.

La nouvelle politique donne matière à réflexion et au questionnement. « On va devoir réfléchir et changer des pratiques. Se questionner, par exemple, sur la pertinence d’une personne de posséder certains renseignements. Est-ce nécessaire? Quelle en est l’utilité? C’est vraiment au quotidien qu’il faut se questionner et revoir les façons de faire, a soutenu Mme Bélanger. Élaborer la politique est un exercice facile, simple, mais sa mise en œuvre nécessitera beaucoup de travail. C’est véritablement un grand chantier. On a plusieurs éléments à mettre de l’avant. »

La politique comporte une section informant les gens sur la façon d’adresser une demande d’accès à l’information. On y vulgarise en quelque sorte les règles prévues à la loi d’accès à l’information.

Une autre partie importante porte sur la gestion des incidents de confidentialité et le processus de plaintes.

Le déploiement

La mise en œuvre de la politique, a prévenu la directrice du Service des ressources humaines, se traduira par des changements majeurs dans les façons de faire, dans la manière de traiter les renseignements personnels.

« Nous devrons revoir toute la pertinence de chacun des renseignements qu’on demande, nous assurer que les renseignements recueillis sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées », a exposé Mme Bélanger, tout en soulignant que cette politique mènera aussi, pour un bon arrimage, à la révision des autres politiques et règlements existants au collège.