Gérer ses employés à distance : les astuces et outils pour mener son équipe au succès

Gérer ses employés à distance : les astuces et outils pour mener son équipe au succès

La pandémie mondiale a chamboulé le monde du travail et a obligé les équipes à travailler à distance pour assurer la sécurité de tous et minimiser les risques de propagation de la COVID-19. Le télétravail a fait ses preuves durant ces circonstances exceptionnelles. La productivité de nombreux employés a considérablement augmenté, tout comme leur motivation, ce qui a poussé de nombreuses entreprises à revoir et à assouplir leur politique de télétravail.

 

En tant que gestionnaire, gérer vos employés à distance peut présenter de nouveaux défis, notamment sur le plan opérationnel. Alors que le télétravail est maintenant une option réelle et efficace, il est important d’adapter vos méthodes de gestion à cette nouvelle réalité. Selon l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA), les gestionnaires font face à deux types de défis liés au télétravail : celui du pouvoir et du contrôle ainsi que celui des communications et des relations interpersonnelles.

 

Ayant à cœur le succès de votre entreprise et le vôtre, Promutuel Assurance a rassemblé des astuces pour vous aider à superviser vos employés efficacement malgré la distance et permettre ainsi à vos équipes d’atteindre leurs objectifs.

 

  1. Mettre le matériel de travail à leur disposition

Pour que vos employés puissent faire du télétravail efficace, vous avez intérêt à ce qu’ils soient équipés pour accomplir leurs tâches adéquatement à la maison : papeterie, équipement électronique, chaise, bureau de travail, etc. S’ils n’ont pas ce matériel chez eux, vous pourriez envisager la possibilité de leur verser une allocation pour couvrir les frais liés à l’acquisition de celui-ci. La mise en place d’un service de prêt de matériel est également à considérer.

 

Voici quelques suggestions d’outils que vous pourriez mettre à la disposition de vos employés pour faciliter le télétravail :

 

  • Une chaise de bureau ergonomique
  • Une imprimante scanneur
  • La papeterie de base
  • Un ordinateur portable avec l’accès au réseau informatique et à l’intranet de votre entreprise ainsi que l’équipement électronique essentiel à la réalisation des tâches (logiciels, écrans, claviers, souris, caméra, etc.)

 

  1. Établir des conditions et une politique de télétravail

Pour éviter les malentendus et mieux gérer les attentes, établissez les termes et conditions de télétravail pour votre entreprise. Il est recommandé de les inclure dans une politique. Assurez-vous d’obtenir une signature d’adhésion à celle-ci de tous vos employés.

 

Cette politique servira de guide des bonnes pratiques et vous aidera à évaluer la performance ainsi que le travail de vos employés. Assurez-vous de tenir une séance d’information pour faire le tour des conditions. Vous pourrez ainsi veiller à ce que tous les membres de votre équipe aient reçu les mêmes consignes et leur offrir la possibilité de poser leurs questions.

 

Ces conditions devraient couvrir minimalement les éléments suivants :

  • Le nombre de jours de télétravail par semaine
  • L’horaire de travail
  • Les jours et l’heure des rencontres hebdomadaires
  • Les allocations et ressources mises à la disposition des employés par l’entreprise
  • Les outils de collaboration à utiliser
  • Le processus de résolution de problèmes à suivre
  • Une liste des services de soutien (ressources humaines, psychologiques et autres services de soutien offerts aux employés)

 

  1. Organiser le télétravail grâce à de nouveaux outils

Même si le réseau informatique et l’intranet de votre entreprise sont accessibles à distance, le télétravail impose de nouvelles méthodes virtuelles de collaboration qui peuvent être facilitées grâce à des outils et des logiciels. Ces derniers vous permettent d’attribuer des tâches, de partager des documents, de faire le suivi de l’avancement des projets, de programmer des notifications de rappel ou de dates importantes et bien plus encore! Tout cela se fait en temps réel et de manière synchronisée. Avant de faire votre choix, assurez-vous de choisir un outil sécuritaire et informez-vous sur les différentes façons efficaces de le protéger. Prévoyez également d’adopter une politique de sécurité des communications.

 

Voici quelques outils à considérer pour organiser et superviser le travail de vos employés en télétravail :

 

  • Outils de gestion de projets: ces outils facilitent le développement des projets à distance en permettant de planifier et de suivre, en temps réel et simultanément, le travail de chaque employé. Échéanciers, plans de stratégie, budgets, heures travaillées, calendriers de communication, entre autres, sont offerts via ces plateformes.

 

  • Outils de communication et vidéoconférence : ces outils permettent aux équipes de communiquer et de tenir des réunions à distance. Autant que possible, privilégiez la vidéoconférence au téléphone pour renforcer les liens et avoir un contact visuel avec vos employés.

 

  • Outils de collaboration: les outils de collaboration facilitent les échanges entre les membres de vos équipes. Ils allègent leur boîte courriel grâce aux plateformes de clavardage, aux listes de suivis, au système de partage de documents, etc.

 

  • Outils de transfert de fichier: les outils de transfert de documents sont particulièrement intéressants pour les petites entreprises qui ne disposent pas d’un réseau informatique ou d’un intranet. Ils permettent d’envoyer des fichiers lourds grâce à la compression ou au stockage en ligne (cloud) de ces derniers.

 

Former vos employés pour l’utilisation de ces nouveaux outils de travail est essentiel pour assurer une transition en douceur et optimiser leur efficacité. Si vous n’avez pas de personnel de soutien technique capable de s’en occuper, certains logiciels offrent des formations ou du matériel éducatif (vidéo de formation et questions-réponses) pour les équipes de leurs nouveaux clients.

 

  1. Favoriser un espace d’échanges et alimenter l’esprit d’équipe

Bien que le télétravail présente de nombreux avantages pour les employés, notamment une plus grande flexibilité au quotidien, il vient également avec un inconvénient à ne pas négliger : la solitude.  Pour certains de vos employés, l’interaction sociale et la présence physique de leurs collègues sont des sources de motivation dans leur travail. C’est pourquoi il est important d’alimenter l’esprit d’équipe et de créer un espace d’échanges à distance en mettant en pratique ces conseils :

 

  • Communiquez régulièrement avec vos employés, individuellement et en groupe: ayez au moins deux rencontres par semaine avec toute l’équipe, une pour planifier la semaine et l’autre pour faire un compte-rendu à l’approche du week-end. Prévoyez aussi des rencontres individuelles hebdomadaires.

 

  • Prenez aussi le temps d’avoir du plaisir: lorsque vous êtes au bureau, vos employés ont des échanges sur l’heure du lunch et participent à des activités sociales. En télétravail, recréez ces moments en organisant un 5 à 7 virtuel ou un lunch thématique, par exemple pour souligner l’anniversaire d’un collègue.

 

  1. Être un bon leader à distance

Vos habiletés de gestionnaire restent les mêmes, à distance comme au bureau. Toutefois, en télétravail, vous devez faire preuve d’une plus grande flexibilité et d’une bonne capacité d’adaptation afin d’assumer le leadership nécessaire pour mener votre équipe au succès. Voici quelques conseils pour rester un bon leader à distance :

 

  • Restez disponible: soyez-le par courriel et téléphone, tout au long de la plage horaire de travail de vos employés. Créez un sentiment de proximité avec chacun d’entre eux pour leur faire sentir votre soutien.

 

  • Donnez confiance: montrez à vos employés que vous leur faites confiance en restant à l’écoute de leurs idées et leurs besoins, en sollicitant leur intelligence et leurs compétences, en misant sur leurs points forts et en leur faisant sentir qu’ils peuvent évoluer au sein de l’entreprise.

 

  • Encouragez leur propre leadership: la responsabilisation de vos employés ainsi que le sentiment de confiance sont d’importants facteurs qui animent la motivation et le sentiment d’appartenance de vos employés. Donnez-leur des responsabilités et favorisez leur autonomie.

 

  • Soulignez les bons coups: en télétravail, vos employés peuvent avoir l’impression que leurs efforts passent inaperçus et sont peu reconnus. La reconnaissance de l’investissement dans le travail est essentielle, à distance ou non, même si elle est trop souvent négligée. Assurez-vous de féliciter vos employés lorsqu’ils font des bons coups et de les utiliser à titre d’exemples au sein de vos équipes.

 

Vous aimeriez travailler dans un environnement flexible où le télétravail est possible? Visitez notre section « carrières » et joignez-vous à notre équipe!

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