Isabelle Ferland, une gardienne de la mémoire de Victo

Des demandes d’informations, Isabelle Ferland en reçoit de plus en plus, depuis qu’il y a vingt ans, elle participait à ce projet d’implantation d’un programme de gestion documentaire à la Ville de Victoriaville.

Elle accueille d’ailleurs comme un «cadeau», pour son 20e anniversaire, la décision du conseil de lui adjoindre les services d’un technicien ou d’une technicienne en archivistique. Au début d’avril, elle ne sera plus seule à répondre aux demandes.

Parce qu’il en est passé des documents, des photos, même des films dans le service que gère Mme Ferland depuis 1988!

La fusion des trois anciennes municipalités en 1993, l’augmentation des services de la Ville, l’acquisition du Colisée par la Ville, la réorganisation du service de sécurité publique après l’intégration des policiers municipaux à la SQ en 2002, tout cela génère plus de documents. Et il y a tous ces envois électroniques qu’il faut aussi intégrer aux archives municipales. «Et qui nous évite par exemple d'imprimer des rapports de 60 pages!»

Outre les documents que génèrent les différents services municipaux, la Ville a accepté les archives de près d’une cinquantaine de fonds privés. On a beaucoup parlé du Fonds Alcide-Fleury ou encore des milliers de clichés des photographes Jac Foucault (un millier) et Georges Laquerre (5 000, surtout des portraits), mais bien peu de tous ces autres, individus ou familles, ayant légué une partie de leur mémoire à la Ville de Victoriaville.

«On n’a pas vraiment de politique d’acquisition de fonds privés. C’est difficile de dire «non merci!» à des gens qui ne savent plus à qui confier leurs souvenirs. On les accepte pour les sauver de la destruction.» Les accueillir est une chose, les traiter pour les rendre accessibles en constitue une autre, souligne Mme Ferland.

Victoriaville a fait figure de pionnière dans le domaine, observe l’archiviste. Il y a vingt ans, même des municipalités plus populeuses que Victoriaville n’allouaient pas, comme elle, de ressources spécifiques pour la gestion documentaire.

«Je pourrais dire qu’il y avait un certain scepticisme au début, les fonctionnaires craignant de perdre la trace de leurs dossiers en les confiant au service de gestion documentaire. Chacun avait sa méthode de classification.»

Encore aujourd’hui, précise-t-elle, l’Association des archives du Québec s'emploie à faire valoir l’utilité d'une bonne gestion documentaire. «Pas facile de faire reconnaître un travail dont les bénéfices sont si intangibles! De mon point de vue, la ressource informationnelle a autant d’importance dans une municipalité que ses ressources humaines, financières ou mobilières», précise Mme Ferland.

À l’hôtel de ville, dans son bureau jouxtant la chambre forte, Mme Ferland gère 22 465 dossiers. Des documents administratifs et des documents historiques. La différence est parfois ténue. Soumis à un complexe calendrier de conservation, certains documents administratifs deviendront des documents historiques au bout de quelques années. Un procès-verbal d’une séance du conseil municipal devient d’emblée un document historique.

Règle générale, tout document produit par un organisme, quel que soit son âge, est une archive, explique Isabelle Ferland. Et, selon sa nature, sa condition évolue : il y a les dossiers actifs, les semi-actifs.

Si certaines archives reposent à tout jamais en chambre forte, d’autres seront détruites au bout d’un certain nombre d’années. Des comptes à payer par exemple ou des baux, à moins qu’ils ne soient emphytéotiques, finiront à la déchiqueteuse. Par année, l’archiviste détruit l’équivalent de 80 boîtes de documents par année. Jamais, on ne détruira des contrats d’achat, pour ne prendre que cet exemple.

Il s’agit d’un procès-verbal du 13 mars 1864 traitant de la construction d’un chemin dans Sainte-Victoire bien avant la naissance de cette municipalité en 1890, au temps où s’appelait «grand voyer» l'entrepreneur spécialisé.

Et parce qu’elle a procédé à l’indexation des livres d’or des municipalités de Victoriaville, Sainte-Victoire et Arthabaska, elle peut, rapidement encore, retracer la date de tel ou tel événement et les noms de ceux ayant apposé leur griffe aux annales.

Mais, Isabelle Ferland se considère avant tout comme une «fille de documentation». C’est surtout le traitement des archives administratives qui la préoccupe. «J’aime bien alimenter les passionnés d’histoire en leur fournissant des renseignements datant de 1900, mais je veux surtout pouvoir alimenter le conseil et les fonctionnaires municipaux, participer à l’amélioration du fonctionnement de la Ville.»

Donner promptement une réponse aux questions concernant tel ou tel règlement, tel ou tel rapport, telle ou telle décision du conseil, c’est à cela qu'elle veut s'attacher en priorité.

Il y aurait fort à faire, par exemple, pour indexer les règlements ou les procès-verbaux du conseil municipal, ce qui faciliterait la recherche par thématique, l'eau potable, disons. «Il faut viser l'intégration de toutes les archives, peu importe qu'il s'agisse d'un micro-film, d'un document papier, électronique, même audiovisuel.»

Avec l’arrivée d’un technicien ou d’une technicienne, Isabelle Ferland a le sentiment que s’amorce une nouvelle ère au service des archives de la Ville de Victoriaville. Une nouvelle ère pour le service… et une nouvelle erre d'aller pour l'archiviste.